KVKK Aydınlatma Metni

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") madde 10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla MEY Endüstriyel Makine Sistemleri Anonim Şirketi ("Neocar", "biz") tarafından hazırlanmıştır. Metin, neocarwash.com.tr adresindeki kurumsal web sitemizde ("Site") ve bu Site üzerinden kurulan iletişimde işlenen kişisel verileri anlatır.

Neocar Wash mobil uygulaması ve app.neocarwash.com.tr sayfaları bu Metnin kapsamında değildir. Uygulamayı kullanıyorsanız verilerinizin nasıl işlendiği, uygulamanın kendi KVKK Aydınlatma Metni'nde ve Gizlilik Politikası'nda anlatılır: app.neocarwash.com.tr/kvkk ve app.neocarwash.com.tr/gizlilik.

1. Veri Sorumlusu

• Unvan: MEY Endüstriyel Makine Sistemleri Anonim Şirketi
• MERSİS No: 0649133183700001
• Adres: İnönü Mah. Muammer Aksoy Cad. TO Petrol No: 37/1 İç Kapı No: 1 Küçükçekmece / İstanbul
• E-posta: [email protected]
• Telefon: 0850 347 56 74

2. Hangi Verileri, Hangi Amaçla ve Hangi Hukuki Sebeple İşliyoruz?

Aşağıda her kanal için işlenen veriler, işleme amacı ve KVKK m.5'teki hukuki sebep birlikte gösterilmiştir. Formlarda yıldızla işaretli alanlar zorunludur. Diğer alanları doldurmak isteğe bağlıdır.

2.1 İletişim formu (/iletisim)

• Veriler: ad soyad, e-posta adresi, konu (isteğe bağlı) ve mesajınız. Size cevap verdiğimizde cevap metni, cevabı veren çalışanımız, cevap tarihi ve talebin durumu da kayda eklenir. Cevap e-posta adresinize gönderilir.
• Amaç: talebinizi almak, değerlendirmek, size cevap vermek ve yazışmayı kayıt altında tutmak.
• Hukuki sebep: Talebiniz bir sözleşmenin kurulmasıyla veya mevcut bir sözleşmeyle ilgiliyse sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c). Diğer taleplerde, size cevap verilmesine ilişkin meşru menfaatimiz (m.5/2-f).

2.2 Bayilik ve iş ortaklığı başvuru formu (/bayilik)

• Veriler:
  • Kimlik ve iletişim: ad soyad, telefon, e-posta.
  • Firma: firma adı ve şirket türü (şahıs, limited, anonim, yok).
  • Lokasyon: lokasyon türleri (akaryakıt istasyonu, havalimanı, dinlenme tesisi, otopark, AVM, konut), mülkiyet durumu, il, ilçe, açık adres, kullanılabilir alan (m²) ve altyapı durumu (elektrik, su, gider).
  • Trafik ve potansiyel: tahmini günlük araç trafiği, bölgede mevcut oto yıkama olup olmadığı, rekabet düzeyi.
  • Yatırım ve planlama: yatırım bütçesi aralığı, planlanan açılış zamanı, daha önce franchise deneyiminiz olup olmadığı ve ek notlarınız.
  • Değerlendirme kayıtları: başvurunun durumu, iç değerlendirme notları ve başvurudan sorumlu çalışanımız.
  • Formda ayrıca onay verirseniz ticari elektronik ileti onayınız (§2.8).
• Amaç: başvurunuzu değerlendirmek, lokasyonun uygunluğunu incelemek, sizinle iletişime geçmek ve bir iş ortaklığı sözleşmesi kurulacaksa sözleşme sürecini yürütmek.
• Hukuki sebep: sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c). Başvuru kayıtlarının, olası uyuşmazlıklarda ispat için saklanması: hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e).

2.3 Servis talebi formu (/servis)

• Veriler: ad soyad, firma adı (isteğe bağlı), telefon, e-posta, konum (isteğe bağlı), sistem tipi veya modeli (isteğe bağlı), talep türü (arıza, bakım, yedek parça, bilgi) ve mesajınız. Talep işlenirken talebin durumu ve durum geçmişi, talepten sorumlu çalışanımız ve talebe eklenen belgeler de kayda eklenir.
• Amaç: arıza, bakım, yedek parça ve bilgi taleplerinizi almak, servis sürecini planlamak ve yürütmek, sizinle iletişime geçmek.
• Hukuki sebep: satış, bakım veya garanti sözleşmesinin ifası ya da kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c). Bir sözleşmeyle ilgili olmayan bilgi taleplerinde meşru menfaatimiz (m.5/2-f). Kayıtların olası uyuşmazlıklar için saklanması: m.5/2-e.

2.4 Teklif süreçleri

Sitede herkese açık bir teklif formu yoktur. Teklif talebinizi e-posta, telefon veya görüşme yoluyla ilettiğinizde, teklif çalışanlarımız tarafından hazırlanır.

• Veriler: firma unvanı, vergi dairesi ve numarası, adres, telefon, e-posta, web sitesi ve logo; firma yetkilisinin ad soyadı, unvanı, telefonu ve e-postası; teklifin içeriği, tutarları, geçerlilik süresi ve notlar.
• Amaç: teklif hazırlamak ve göndermek, teklif sürecini takip etmek, teklif kabul edilirse sözleşme ve faturalama süreçlerini yürütmek.
• Hukuki sebep: sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c). Teklif sözleşmeye ve faturaya dönüşürse yasal saklama yükümlülükleri (m.5/2-ç; 6102 sayılı TTK, 213 sayılı VUK). Firma yetkilisiyle iletişimin sürdürülmesi: meşru menfaatimiz (m.5/2-f).

2.5 Siteyi ziyaretiniz

• Veriler: IP adresi, ziyaret tarihi ve saati, istenen sayfa, tarayıcı ve cihaz bilgisi, yönlendiren sayfa. Bu kayıtlar Site'yi barındıran sunucuda oluşur. Site ayrıca çalışması için zorunlu çerezleri kullanır: oturum çerezi, form güvenliği (CSRF) çerezi ve çerez tercihinizi hatırlayan çerez. Ayrıntılar Çerez Politikası'ndadır.
• Amaç: Site'nin çalışması, formların güvenli gönderilmesi, Site'nin ve sunucuların güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve saldırıların tespiti.
• Hukuki sebep: meşru menfaatimiz (m.5/2-f) ve veri güvenliğine ilişkin hukuki yükümlülüğümüz (m.5/2-ç; KVKK m.12).

2.6 Google Haritalar (yalnız onayınızla)

İletişim sayfasındaki harita, Google'ın Google Haritalar hizmetiyle sunulur. Harita, siz onay vermedikçe yüklenmez. Onay vermezseniz adresimiz yazılı olarak gösterilir ve Site'nin tüm bölümlerini kullanabilirsiniz.

• Veriler: Haritayı yüklemeyi seçtiğinizde tarayıcınız Google'ın sunucularına bağlanır. Bu sırada IP adresiniz, tarayıcı ve cihaz bilgileriniz, ziyaret ettiğiniz sayfanın adresi ve haritayla etkileşiminiz Google'a iletilir. Google kendi alan adlarında çerez ve benzeri teknolojiler kullanabilir.
• Amaç: iş yerimizin konumunu etkileşimli haritada göstermek.
• Hukuki sebep: açık rızanız (m.5/1). Rızanızı Site'nin alt kısmındaki "Çerez Tercihleri" bağlantısından her zaman geri alabilirsiniz. Geri alma, önceki işlemleri etkilemez.
• Google bu verileri kendi amaçları için de işleyebilir. Bu işlemlerde Google kendisi veri sorumlusudur. Google'ın gizlilik politikası: policies.google.com/privacy.

2.7 Yönetim paneli kullanıcıları (yalnız çalışanlar ve yetkili kişiler)

Site'nin yönetim paneline yalnız Neocar çalışanları ve yetkilendirdiğimiz kişiler girebilir.

• Veriler: ad soyad, iş e-posta adresi, rol ve yetkiler, şifre (geri çevrilemez biçimde özetlenmiş olarak), e-postaya gönderilen tek kullanımlık giriş kodları, iki aşamalı doğrulama (authenticator) ayarı ve kurtarma kodları, son giriş zamanı ve IP adresi, işlem kayıtları (giriş, çıkış, başarısız giriş denemeleri, yapılan değişiklikler, IP adresi, tarayıcı bilgisi).
• Panelde başarısız bir giriş denemesi yapılırsa, denemede kullanılan e-posta adresi ile IP adresi ve tarayıcı bilgisi, deneme yapan kişi kim olursa olsun güvenlik kaydına yazılır.
• Amaç: yetkili erişimin sağlanması, hesap güvenliği, yapılan işlemlerin izlenebilirliği ve yetkisiz erişim girişimlerinin tespiti.
• Hukuki sebep: iş sözleşmesinin ifası (m.5/2-c), veri güvenliğine ilişkin hukuki yükümlülük (m.5/2-ç; KVKK m.12) ve meşru menfaatimiz (m.5/2-f).

2.8 Ticari elektronik ileti (yalnız onay verirseniz)

Bayilik başvuru formunda ayrıca onay verirseniz, size Neocar Wash ürün, hizmet ve kampanyalarına ilişkin ticari elektronik ileti gönderebiliriz. Onay vermek isteğe bağlıdır; vermezseniz başvurunuz aynı şekilde değerlendirilir.

• Veriler: ad soyad, telefon, e-posta, onayın verildiği ve geri alındığı tarih, onay metninin sürümü ve kanallar.
• Hukuki sebep: açık rızanız (m.5/1) ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.6 uyarınca verdiğiniz onay. Onaylar İleti Yönetim Sistemi'ne ("İYS") kaydedilir.
• Onayınızı her iletideki ret bağlantısıyla, İYS üzerinden veya §8'deki kanallardan gerekçe göstermeden ve ücretsiz olarak geri alabilirsiniz.

2.9 Bize e-posta veya telefonla ulaşmanız

Site'de yer alan e-posta adresine yazdığınızda veya telefon numaramızı aradığınızda, ilettiğiniz bilgiler (ad soyad, iletişim bilgisi, talebinizin içeriği) talebinize cevap vermek amacıyla işlenir. Hukuki sebep §2.1'deki gibidir.

2.10 İşlemediğimiz veriler

Site'de analiz (analytics), reklam, yeniden hedefleme, piksel veya sosyal medya eklentisi yoktur. Sosyal medya simgeleri yalnızca bağlantıdır; tıklayana kadar ilgili platforma veri iletilmez. Formlarda T.C. kimlik numarası veya özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, siyasi görüş vb.) istemeyiz. Lütfen mesajlarınızda bu tür verilere yer vermeyin.

3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz şu yollarla, kısmen otomatik yollarla toplanır:

• Site'deki formlar (iletişim, bayilik başvurusu, servis talebi);
• e-posta, telefon ve yüz yüze görüşmeler (teklif süreçleri dahil);
• çerezler ve sunucu kayıtları (Site'yi ziyaretiniz);
• onay vermeniz hâlinde Google Haritalar bileşeni;
• yönetim panelinin oturum ve işlem kayıtları.

4. Kişisel Verilerin Aktarılması (KVKK m.8)

Kişisel verileriniz, §2'deki amaçlarla ve bu amaçlar için gerekli olduğu ölçüde şu taraflara aktarılabilir:

• Barındırma hizmeti sağlayıcısı [HOSTING SAĞLAYICI UNVANI]: Site'nin, veritabanının ve form kayıtlarının barındırılması için. Sağlayıcı verileri bizim adımıza ve talimatlarımızla işler.
• E-posta hizmeti sağlayıcısı [E-POSTA SAĞLAYICI UNVANI]: taleplerinize e-posta ile cevap verilmesi ve yönetim paneli giriş kodlarının gönderilmesi için.
• Google (yalnız onayınızla): §2.6'da anlatılan harita bileşeni için.
• Hukuk, mali müşavirlik ve denetim hizmeti aldığımız kişiler: yalnız bir uyuşmazlık, denetim veya yasal yükümlülük gerektirdiğinde ve gerekli kayıtlarla sınırlı olarak.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: hukuki yükümlülük kapsamında talep hâlinde.

Kişisel verilerinizi satmayız ve reklam amacıyla üçüncü kişilerle paylaşmayız.

5. Yurt Dışına Aktarım (KVKK m.9)

Google Haritalar. Haritayı yüklemeyi seçtiğinizde §2.6'daki veriler tarayıcınızdan doğrudan Google LLC'ye ve bağlı şirketlerine, Amerika Birleşik Devletleri başta olmak üzere Google'ın sunucularının bulunduğu ülkelere iletilir. Bu aktarım yalnızca siz haritayı yüklemeyi seçtiğinizde gerçekleşir. Aktarım, KVKK m.9/6-a uyarınca, olası riskler hakkında bilgilendirilmeniz kaydıyla verdiğiniz açık rızaya dayanır. Olası riskler: Verileriniz, kişisel verilerin korunması bakımından Türkiye'deki güvencelerle aynı düzeyde güvence sağlamayabilecek bir ülkede işlenebilir. O ülkenin kamu makamları, kendi mevzuatına göre bu verilere erişebilir. Haklarınızı o ülkede kullanmanız güçleşebilir. Rıza vermezseniz harita yüklenmez ve yurt dışına aktarım olmaz.

Barındırma ve e-posta. [HOSTING VE E-POSTA SAĞLAYICISININ ÜLKESİ TEYİT EDİLİNCE AŞAĞIDAKİ İKİ PARAGRAFTAN BİRİ SEÇİLİR, DİĞERİ SİLİNİR:]

[TÜRKİYE İSE:] Site'nin sunucuları ve e-posta hizmetimiz Türkiye'dedir. Formlar aracılığıyla ilettiğiniz veriler yurt dışına aktarılmaz.

[YURT DIŞI İSE:] Site'nin sunucuları [HOSTING ÜLKESİ]'nde, e-posta sunucularımız [E-POSTA SUNUCUSU ÜLKESİ]'nde bulunur. Bu nedenle §2'de sayılan veriler barındırma ve e-posta hizmeti amacıyla bu ülkelere aktarılır. Aktarım, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun ilan ettiği standart sözleşmenin sağlayıcıyla imzalanması ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilmesi yoluyla yapılır (KVKK m.9/4-c ve m.9/5). [BU CÜMLE YALNIZ SÖZLEŞME İMZALANIP BİLDİRİLDİKTEN SONRA YAZILIR.]

Yurt dışında bulunan başka bir hizmet sağlayıcı kullanılırsa bu Metin önceden güncellenir.

6. Kişisel Verilerin Korunması

Verilerinizi korumak için KVKK m.12 kapsamında teknik ve idari tedbirler alırız. Site trafiği şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden sunulur. Yönetim paneline yalnız yetkili çalışanlar, şifre ve tek kullanımlık kodla (veya iki aşamalı doğrulamayla) girebilir. Kayıtlara erişim görev gereğiyle sınırlıdır ve paneldeki işlemler kayıt altına alınır.

7. Saklama Süreleri

Verileriniz aşağıdaki süreler boyunca saklanır. Süre sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir (KVKK m.7; Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik).

• İletişim formu mesajları ve cevapları, e-posta yazışmaları: talep sonuçlandıktan sonra 2 yıl.
• Bayilik başvuruları:
  • Sözleşmeyle sonuçlanmayan başvurular (reddedilen, iptal edilen veya sonuçsuz kalan): başvurunun son durum değişikliğinden itibaren 1 yıl.
  • Sözleşmeyle sonuçlanan başvurular: sözleşme dosyasına alınır ve sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl saklanır (6098 sayılı TBK m.146; 6102 sayılı TTK m.82).
• Servis talepleri: talep kapandıktan sonra 2 yıl. Satılan bir sisteme ilişkin bakım veya garanti kaydı niteliğindeki talepler, ilgili sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl (TBK m.146; TTK m.82).
• Teklifler ve firma yetkilisi bilgileri: kabul edilmeyen teklifler, teklifin geçerlilik süresinin bitiminden itibaren 2 yıl. Sözleşmeye veya faturaya dönüşen teklifler 10 yıl (TTK m.82; 213 sayılı VUK m.253 uyarınca en az 5 yıl).
• Ticari elektronik ileti onayı: onay geri alınana kadar. Onay kaydı, onayın sona ermesinden itibaren 3 yıl (Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.13).
• Sunucu ve güvenlik kayıtları (IP adresi, erişim kayıtları, panel işlem kayıtları): en fazla 1 yıl.
• Yönetim paneli giriş kodları: kodun süresi dolduktan sonra en geç 24 saat içinde silinir.
• Yönetim paneli kullanıcı hesapları: görev süresince. Hesap kapatıldıktan sonra, işlem kayıtlarıyla eşleştirme için en fazla 1 yıl.
• Çerezler: Çerez Politikası'nda her çerez için yazan süre kadar.

Bir uyuşmazlık, şikâyet veya resmî inceleme hâlinde, ilgili kayıtlar bu süreler daha kısa olsa bile uyuşmazlık veya inceleme sonuçlanana kadar saklanır (m.5/2-e).

8. Haklarınız ve Başvuru Yolu

KVKK m.11 uyarınca, kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ m.5 uyarınca şu yollarla iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak: İnönü Mah. Muammer Aksoy Cad. TO Petrol No: 37/1 İç Kapı No: 1 Küçükçekmece / İstanbul adresine ıslak imzalı dilekçeyle;
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile: imzalı başvurunuzu [email protected] adresine göndererek;
• Daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden: [email protected] adresine.

Başvurunuzda adınızı soyadınızı, tebligata esas adresinizi veya e-posta adresinizi ve talebinizi açıkça belirtin. Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır ve kural olarak ücret alınmaz (KVKK m.13). Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet hakkınız saklıdır (KVKK m.14).

9. Değişiklikler

Bu Metni, veri işleme faaliyetlerimiz değiştiğinde güncelleriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır.

Sürüm: v1.0 · Yürürlük: [YÜRÜRLÜK TARİHİ]